A gestão de eventos oferece-lhe uma vasta gama de possibilidades para conceber um evento de acordo com os seus desejos e ideias.
Descrição/detalhes do evento
Em "Quando e onde?", pode introduzir todos os pormenores sobre o local e a data do evento. Os eventos também podem ser criados com bastante antecedência e, por conseguinte, aparecer no calendário com um prazo mais alargado. Certifique-se de que a região está corretamente selecionada, uma vez que o calendário de eventos também é ordenado por região. Se pretender anunciar mais tarde o local exato do evento (por exemplo, através de uma newsletter), pode simplesmente deixar o campo "Rua" vazio.
No campo "Descrição", pode escrever uma descrição pormenorizada do evento. Tem também a possibilidade de introduzir informações sobre o grupo-alvo pretendido e o código de vestuário esperado, bem como de publicar informações adicionais que só serão acessíveis aos convidados registados e confirmados.
Imagem/Série de imagens/CoverArt
As imagens dizem mais do que as palavras. Por isso, é uma boa ideia utilizar imagens para criar atracções adicionais para os visitantes. Por exemplo, pode carregar o folheto do seu evento. Também tem a opção de incluir séries de imagens de eventos anteriores na descrição do seu evento. Os álbuns laterais do seu perfil são utilizados para este efeito. Pode selecionar o álbum adequado no menu de opções. O carregamento de uma capa individual também oferece uma opção para destacar visualmente os seus próprios eventos.
Guardar como rascunho
Se pretende apenas preparar o seu evento e publicá-lo mais tarde, pode guardá-lo como rascunho. Basta assinalar a caixa correspondente.
Para publicar o evento mais tarde, tem de o editar na administração do evento e desmarcar a opção "Não publicar o evento ainda". Não se esqueça de o guardar!
Preços
Introduza apenas as variantes de preço que se aplicam ao seu evento. Estas tornar-se-ão activas assim que tiver assinalado a caixa correspondente.
Pode escolher entre diferentes moedas. Depois de publicar o seu evento, as alterações só são possíveis até ao registo do primeiro convidado.
Reserva antecipada
Introduza o preço da reserva antecipada se oferecer uma verdadeira reserva antecipada aos seus convidados, em que estes podem comprar bilhetes a um preço reduzido até uma determinada data, através de pagamento antecipado ou através de determinadas agências de reserva antecipada.
Bilheteira com registo
O preço de bilheteira com registo é o preço normal pago pelos clientes na bilheteira se já se tiverem registado no JOYclub (ou noutro local), ou seja, normalmente é o caso normal.
Bilheteira sem registo
Se pretender definir um preço de bilheteira diferente para os visitantes que não se registaram previamente, pode utilizar o campo "Bilheteira sem registo" .
Desta forma, todos os membros podem ver que pode valer a pena fazer um registo prévio, o que, por sua vez, pode levar a mais registos vinculativos e dá-lhe mais segurança no planeamento.
Importante: Os preços na coluna "Para todos os convidados" devem corresponder aos preços que são comunicados fora do JOYclub - por exemplo, na sua página inicial ou nos seus folhetos.
Consumo mínimo
Por razões de transparência, bem como por razões legais resultantes da Portaria Alemã de Indicação de Preços (PAngV), o preço final que um visitante pode esperar como mínimo deve ser sempre introduzido no nosso campo de preços. Um consumo mínimo (ou outros custos obrigatórios) deve, por conseguinte, ser considerado como um preço de admissão e, consequentemente, deve também aparecer no campo de preços, acrescentando o montante correspondente ao preço de admissão puro.
No campo de informações adicionais sobre os preços, tem a oportunidade de assinalar as diferenças entre o preço de admissão e qualquer consumo mínimo ou outras características especiais do preço.
Ofertas de viagens com custos variáveis
Muitas vezes, os eventos de férias ou viagens não podem ser claramente registados no campo do preço devido aos custos muito variáveis, que dependem de diferentes factores. No entanto, o preço mínimo de base deve ser registado aqui e outras características especiais devem ser indicadas na descrição do evento ou no campo de texto. O evento não deve, em caso algum, ser registado como "gratuito" se houver custos.
Atenção: O preço indicado ao convidado no momento da inscrição aplica-se sempre ao convidado - o campo do preço deve, por conseguinte, ser sempre atualizado se os preços mudarem no decurso do período de inscrição devido a campanhas de desconto ou similares.
Destaque no calendário de eventos através do desconto JOYclub
Também pode oferecer voluntariamente um desconto aos nossos membros premium. Este desconto deve ser de, pelo menos, 10% sobre o preço inscrito numa categoria (bilheteira e/ou reserva antecipada) ou de, pelo menos, 10 euros. Como agradecimento, destacaremos o seu evento no calendário.
Importante: O destaque só pode ser concedido se o desconto para todos os preços registados na categoria (homens, mulheres, casais) for de, pelo menos, 10% ou de, pelo menos, 10 euros.
Os membros premium do JOYclub vêem automaticamente o preço com desconto quando se registam. Esta indicação, juntamente com a menção "Premium", também aparecerá mais tarde no boletim de inscrição ou na lista de convidados, para que saiba exatamente quem tem direito a um desconto e quem não tem, mesmo à entrada.
Atenção: O desconto Premium só pode ser definido para eventos tradicionais. As festas privadas criadas através do formulário abreviado não têm esta função.
Configuração dos bilhetes
Tem a possibilidade de personalizar os bilhetes para os seus convidados com um dos vários modelos padrão ou com o seu próprio modelo. Para o efeito, clique em "Editar" em "Estrutura dos bilhetes". Agora, pode alternar entre um fundo preto e um fundo branco.
Em "Modelos de bilhetes", também pode escolher entre vários modelos já prontos. Para utilizar a sua própria imagem e personalizar ainda mais o seu bilhete, basta clicar na imagem na pré-visualização do bilhete e, em seguida, no botão "Alterar imagem de fundo" que aparece. Agora pode carregar uma imagem do seu disco rígido ou de um dos seus álbuns de fotografias e utilizá-la no seu bilhete.
Modelos de correio individuais (apenas para perfis de empresas)
Em "Modelos de correio", pode ver os e-mails que são enviados automaticamente quando um membro se regista - dependendo se o registo é confirmado diretamente ou se fica primeiro na lista de espera, é enviado o e-mail correspondente.
Ambos os e-mails estão pré-configurados de forma a poderem ser utilizados diretamente sem revisão. No entanto, também tem a possibilidade de personalizar as mensagens e incluir as suas próprias informações. Para o fazer, clique em "editar" no respetivo modelo.
Utilize os nossos marcadores de posição para garantir que o correio é enviado na forma correcta (singular para perfis individuais, plural para perfis de casal). Para tal, basta colocar as passagens relevantes entre parênteses rectos no local correto da sua frase.
Também pode remover os marcadores de posição que não são necessários. Também pode utilizar o menu pendente "Marcadores de lugar" para os trazer de volta ao texto. Pode restaurar a versão original clicando em "Restaurar predefinição".
Importante: antes de guardar o modelo de correio, observe-o atentamente através do separador "Pré-visualização" para se certificar de que o texto está correto antes de o enviar.
Imediatamente abaixo dos modelos de correio, pode definir quando o respetivo correio deve ser enviado - para cada registo, apenas para registos que contenham uma mensagem pessoal ou nunca
Incluir eventos no seu sítio Web (apenas para perfis de empresas)
Depois de ter introduzido os seus eventos no JOY, pode simplesmente apresentá-los no seu sítio Web utilizando um widget. A vantagem é que só tem de gerir os seus eventos e registos uma vez no JOY e pode ainda integrar um calendário atualizado no seu sítio Web. Pode adaptá-lo totalmente ao design do seu sítio Web utilizando os nossos modelos ou definições individuais. Pode encontrar mais informações aqui: Widget
Editar eventos
A maioria dos itens do seu evento também pode ser alterada posteriormente através da gestão do seu perfil. Para o fazer, clique no título do evento pretendido na vista geral e a janela de edição abrir-se-á.
Gerir registos
Pode gerir as suas inscrições em Perfil > Gerir eventos, onde encontrará uma visão geral de todos os seus eventos.
Pode autorizar outro membro a gerir as inscrições ou a receber mensagens electrónicas de notificação para um ou todos os eventos. Isto permite aos co-organizadores ou ao pessoal gerir o evento através da sua própria conta. Um membro que utilize a gestão de inscrições através dessa autorização verá esses eventos na sua administração de eventos, mas sem as estatísticas associadas.
Convidar através do perfil
Pode convidar potenciais convidados para um dos seus eventos através do respetivo perfil.
De forma análoga aos convites para o seu próprio grupo, pode enviar um convite automático ao membro e assim chamar a sua atenção para um evento.
Para o fazer, basta aceder ao menu de 3 pontos no perfil em questão, onde encontrará a opção "Convidar para evento". O membro receberá então um ClubMail automático com o seu convite e uma hiperligação para o evento.
Registo como convidado (= sem perfil no JOYclub)
Os interessados que souberem do seu evento no nosso calendário a partir do exterior (por exemplo, através de motores de busca) também podem inscrever-se no evento sem um perfil JOYclub. É apresentado ao convidado um formulário no qual ele ou ela introduz o sexo, a data de nascimento e um endereço de correio eletrónico. O preço adequado da reserva antecipada é então apresentado diretamente e o convidado só tem de confirmar o seu registo.
Este registo é apresentado como "Convidado externo" na sua administração de registo. Naturalmente, é tido em conta se seleccionou a função para confirmar os registos individualmente.
O endereço de correio eletrónico do convidado é apresentado em "Mensagem do convidado externo", que pode ser utilizado para comunicações posteriores.
Imediatamente após o preenchimento do pequeno formulário, o convidado receberá uma mensagem de confirmação de que os dados foram transmitidos ao organizador.
Atenção: O JOYclub não estabelece qualquer contacto posterior com o convidado. Não enviamos intencionalmente quaisquer mensagens de correio eletrónico, mensagens automáticas ou outras notificações. A comunicação com o hóspede está, portanto, inteiramente nas suas mãos.
Nota: O endereço de correio eletrónico do convidado não é armazenado permanentemente pelo sistema, mas é removido ou tornado irreconhecível no final do evento.
Painel de controlo
O painel de controlo mostra-lhe rapidamente o número de inscrições e reservas recebidas para todos os seus eventos nos últimos dias. As inscrições e reservas mais recentes são apresentadas na parte superior.
Opções de gestão
Existem várias opções para gerir as inscrições no seu evento. Utilizando as definições do evento, os membros da empresa podem autorizar outro utilizador a gerir as inscrições ou a receber mensagens electrónicas de notificação para um ou todos os eventos. Isto permite aos co-organizadores ou ao pessoal gerir o evento através da sua própria conta. Um membro que utilize a administração de inscrições através dessa autorização vê esses eventos na sua administração de eventos, mas sem as estatísticas associadas.
Notas
Para cada participante, é possível armazenar mais pormenores, como os nomes reais e outras informações, para efeitos de síntese. Naturalmente, estas notas não são apresentadas publicamente em lado nenhum, mas são convenientemente incluídas na sua vista de impressão pessoal da vista do participante.
Para adicionar notas, basta clicar no ícone de lápis ao lado da entrada correspondente. As notas sobre o convidado apresentadas na administração do evento podem ser editadas diretamente nesta vista. O perfil já não tem de ser chamado separadamente para este efeito.
Pagos e confirmados
Para cada convidado, é possível armazenar se ele já pagou e se sua participação foi confirmada. Para colocar uma marca de verificação, só tem de clicar na caixa correspondente - o estado será então assumido diretamente. Se tiver definido que pretende ativar todos os registos individualmente, apenas os registos confirmados por si aparecerão na lista de convidados.
Convidados externos
Se houver participantes de fora do JOYclub, estes também podem ser registados na lista de participantes. Estes não serão apresentados publicamente, mas ajudarão a manter uma visão completa dos participantes.
Imprimir a lista
Aqui pode imprimir a lista completa dos participantes no evento, incluindo todos os seus dados sobre os participantes, facilitando assim o seu registo
Enviar newsletter (apenas para perfis de empresas ou líderes de grupos)
Com esta função, pode enviar um ClubMail para os membros apresentados, a fim de assinalar quaisquer alterações ou características especiais. Pode utilizar os filtros para restringir a lista de destinatários, por exemplo, apenas as inscrições pagas.
Filtrar e ordenar
Pode restringir a lista de participantes, por exemplo, para ver apenas as inscrições confirmadas. Além disso, pode ordenar a sua lista de acordo com este estado, clicando nos nomes das colunas "Pagas" e "Confirmadas".
Cada inscrição tem também o seu próprio número de inscrição, que pode utilizar para filtrar a lista utilizando a pequena caixa de pesquisa e que pode também transmitir aos convidados, por exemplo, para a atribuição de transferências bancárias. Os convidados verão o seu número de registo depois de se registarem e na impressão do seu bilhete. Desta forma, podem também ser controlados na bilheteira.