Eventmanagement biedt je een breed scala aan mogelijkheden om een evenement te ontwerpen volgens jouw wensen en ideeën.
Beschrijving/details van het evenement
Onder "Wanneer en waar?" kun je alle details over de locatie en datum van het evenement invoeren. Evenementen kunnen ook lang van tevoren worden aangemaakt en verschijnen dan met een langere doorlooptijd in de kalender. Zorg ervoor dat de regio correct is geselecteerd, want de evenementenkalender wordt ook op regio gesorteerd. Als je de exacte locatie van het evenement later wilt bekendmaken (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief), kun je het veld "Straat" gewoon leeg laten.
In het veld "Beschrijving" kun je een gedetailleerde beschrijving van het evenement schrijven. Je hebt ook de optie om informatie in te voeren over de gewenste doelgroep en de verwachte dresscode, en om extra informatie te publiceren die alleen toegankelijk is voor geregistreerde en bevestigde gasten.
Foto/Fotoserie/CoverArt
Foto's zeggen meer dan woorden. Daarom is het een goed idee om afbeeldingen te gebruiken om extra attracties voor bezoekers te creëren. Je kunt bijvoorbeeld de flyer van je evenement uploaden. Je hebt ook de optie om fotoreeksen van vorige evenementen op te nemen in de beschrijving van je evenement. De zij-albums van je profiel worden hiervoor gebruikt. Je kunt het juiste album selecteren in het optiemenu. Het uploaden van een individuele cover art biedt ook een optie om je eigen evenementen visueel te benadrukken.
Opslaan als concept
Als je je evenement alleen wilt voorbereiden om het later te publiceren, kun je het opslaan als concept. Vink gewoon het overeenkomstige vakje aan.
Om het evenement later te publiceren, moet je het bewerken in je evenementenadministratie en het vinkje weghalen bij "Nog geen evenement publiceren". Vergeet niet om het op te slaan!
Prijzen
Voer alleen de prijsvarianten in die van toepassing zijn op je evenement. Deze worden actief zodra je het bijbehorende vakje hebt aangevinkt.
Je kunt kiezen tussen verschillende valuta. Na het publiceren van je evenement zijn wijzigingen alleen mogelijk totdat de eerste gast zich heeft geregistreerd.
Vooruitbetaling
Voer de voorboekingsprijs in als je een echte voorboeking aanbiedt voor je gasten, waarbij ze op een bepaalde datum tegen een gereduceerde prijs tickets kunnen kopen via vooruitbetaling of via bepaalde voorboekingskantoren.
Kassa met registratie
De kassaprijs met registratie is de normale prijs die bezoekers aan de kassa betalen als ze zich al hebben geregistreerd bij JOYclub (of elders) - dat is meestal het standaardgeval.
Kassa zonder registratie
Als jeeen andere kassaprijs wilt instellen voor "walk-ins" of bezoekers die zichniet van tevoren hebben geregistreerd, kun je het veld "Kassa zonder registratie" gebruiken .
Op deze manier kunnen alle leden zien dat het de moeite waard kan zijn om zich vooraf te registreren, wat weer kan leiden tot meer bindende registraties en je meer planningszekerheid geeft.
Belangrijk: De prijzen in de kolom "Voor alle gasten" moeten overeenkomen met de prijzen zoals ze ook buiten JOYclub worden gecommuniceerd - bijvoorbeeld op je homepage of je flyers.
Minimum consumptie
Om redenen van transparantie en om wettelijke redenen die voortvloeien uit de Duitse prijsaanduidingsverordening (PAngV), moet de eindprijs die een bezoeker als minimum kan verwachten altijd in ons prijsveld worden ingevuld. Een minimumconsumptie (of andere verplichte kosten) moeten daarom worden gezien als een toegangsprijs en moeten dienovereenkomstig ook in het prijsveld worden vermeld door het overeenkomstige bedrag bij de pure toegangsprijs op te tellen.
In het veld aanvullende informatie over de prijzen heb je de mogelijkheid om de verschillen tussen de toegangsprijs en een eventuele minimumconsumptie of andere speciale kenmerken van de prijs aan te geven.
Reisaanbiedingen met variabele kosten
Vakantie- of reisevenementen kunnen vaak niet duidelijk worden vastgelegd in het prijsveld vanwege de sterk variërende kosten, die afhankelijk zijn van verschillende factoren. Toch moet je hier de minimale basisprijs invoeren en andere speciale kenmerken vermelden in de beschrijving van het evenement of in het tekstveld. In geen geval mag je het evenement als "gratis" invoeren als er kosten zijn.
Let op: De prijs die aan de gast wordt getoond op het moment van registratie geldt altijd voor de gast - het prijsveld moet daarom altijd worden bijgewerkt als prijzen in de loop van de registratieperiode veranderen door kortingsacties of iets dergelijks.
Markering in de evenementenkalender door JOYclub-korting
U kunt ook vrijwillig een korting aanbieden aan onze premium leden. Dit moet minimaal 10% korting zijn op de ingevoerde prijs in een categorie (kassa en/of vooraf reserveren) of minimaal 10 euro. Als dank zullen we je evenement markeren in de kalender.
Belangrijk: De highlighting kan alleen worden toegekend als de korting voor alle ingevoerde prijzen in de categorie (mannen, vrouwen, koppels) minimaal 10% of minimaal 10 euro is.
JOYclub premium leden krijgen automatisch de gereduceerde prijs te zien wanneer ze zich registreren. Dit, samen met de toevoeging "Premium", verschijnt ook later op het registratiebewijs of in de gastenlijst, zodat je precies weet wie recht heeft op korting en wie niet, zelfs bij de ingang.
Let op: de Premium korting kan alleen worden ingesteld voor traditionele evenementen. Privéfeesten die worden aangemaakt via het verkorte formulier hebben deze functie niet.
Ticketopmaak
Je hebt de mogelijkheid om de tickets voor je gasten aan te passen met een van de verschillende standaardontwerpen of met je eigen lay-out. Klik hiervoor op "Bewerken" onder "Ticketopmaak". Nu kun je wisselen tussen een zwarte en een witte achtergrond.
Onder "Kaartjessjablonen" kun je ook kiezen uit verschillende kant-en-klare ontwerpen. Om je eigen afbeelding te gebruiken en je ticket verder aan te passen, klik je gewoon op de afbeelding in het voorbeeld van het ticket en vervolgens op de knop "Achtergrondafbeelding wijzigen" die verschijnt. Nu kun je een afbeelding uploaden van je harde schijf of uit een van je fotoalbums en deze gebruiken op je ticket.
Individuele e-mailsjablonen (alleen voor bedrijfsprofielen)
Onder "Mailtemplates" kun je de mails bekijken die automatisch worden verstuurd als een lid zich registreert - afhankelijk van of de registratie direct wordt bevestigd of dat je eerst op de wachtlijst terechtkomt, wordt de bijbehorende mail verstuurd.
Beide mails zijn zo voorgeconfigureerd dat ze direct zonder revisie kunnen worden gebruikt. Je hebt echter ook de mogelijkheid om de mails te personaliseren en je eigen informatie toe te voegen. Klik hiervoor op "bewerken" in de betreffende sjabloon.
Gebruik onze plaatsaanduidingen om ervoor te zorgen dat de e-mail in de juiste vorm wordt verzonden (enkelvoud voor soloprofielen, meervoud voor koppelprofielen). Plaats hiervoor de relevante passages tussen vierkante haken op de juiste plaats in je zin.
Je kunt ook placeholders verwijderen die niet nodig zijn. Je kunt ook het vervolgkeuzemenu "Plaatshouders" gebruiken om ze terug te brengen in de tekst. U kunt de originele versie herstellen door op "Standaard herstellen" te klikken.
Belangrijk: Bekijk het mailsjabloon voordat u het opslaat via het tabblad "Voorbeeld" om er zeker van te zijn dat de tekst correct is voordat u het verzendt.
Direct onder de e-mailsjablonen kun je instellen wanneer de betreffende e-mail moet worden verzonden - voor elke registratie, alleen voor registraties die een persoonlijk bericht bevatten of helemaal niet
Evenementen opnemen op je website (alleen voor bedrijfsprofielen)
Zodra je je evenementen hebt ingevoerd in JOY, kun je deze eenvoudig weergeven op je website met behulp van een zogenaamde widget. Het voordeel hiervan is dat je je evenementen en registraties maar één keer in JOY hoeft te beheren en toch een actuele kalender op je website kunt integreren. Je kunt dit volledig aanpassen aan het ontwerp van je website met behulp van onze sjablonen of individuele instellingen. Meer informatie vind je hier: Widget
Evenementen bewerken
De meeste items van je evenement kun je ook later nog wijzigen via je profielbeheer. Klik hiervoor op de titel van het gewenste evenement in het overzicht en het bewerkingsvenster wordt geopend.
Registraties beheren
Je kunt je registraties beheren onder Profiel > Evenementen beheren, waar je een overzicht vindt van al je evenementen.
Je kunt een ander lid machtigen om registraties te beheren of om notificatiemails te ontvangen voor één of alle evenementen. Zo kunnen medeorganisatoren of medewerkers het evenement via hun eigen account beheren. Een lid dat de registratieadministratie via zo'n vrijgave gebruikt, ziet deze evenementen wel in zijn evenementenadministratie, maar zonder de bijbehorende statistieken.
Uitnodigen via het profiel
Je kunt potentiële gasten uitnodigen voor een van je evenementen via hun profiel.
Analoog aan uitnodigingen voor je eigen groep, kun je een geautomatiseerde uitnodiging naar het lid sturen en hen zo attenderen op een evenement.
Om dit te doen, roep je gewoon het 3-puntenmenu op in het relevante profiel, waar je de optie "Uitnodigen voor evenement" vindt. Het lid ontvangt dan automatisch een ClubMail met jouw uitnodiging en een link naar het evenement.
Aanmelden als gast (= zonder JOYclub profiel)
Geïnteresseerden die van buitenaf (bijv. via zoekmachines) achter je evenement in onze kalender komen, kunnen zich ook zonder JOYclub-profiel aanmelden voor het evenement. De gast krijgt een formulier te zien waarin hij of zij geslacht, geboortedatum en een e-mailadres invult. De juiste voorboekprijs wordt dan direct getoond en de gast hoeft alleen zijn registratie te bevestigen.
Je vindt deze registratie terug als "Externe gast" in je registratieadministratie. Er wordt natuurlijk rekening mee gehouden of je de functie hebt geselecteerd om registraties individueel te bevestigen.
Het e-mailadres van de gast wordt weergegeven onder "Bericht van externe gast", dat vervolgens kan worden gebruikt voor verdere communicatie.
Onmiddellijk na het invullen van het kleine formulier ontvangt de gast een bevestigingsbericht dat de gegevens zijn verzonden naar de organisator.
Let op: JOYclub neemt verder geen contact op met de gast. Wij sturen bewust geen e-mails, auto-messages of andere notificaties. De communicatie met de gast ligt dus volledig in jouw handen.
Let op: Het e-mailadres van de gast wordt niet permanent opgeslagen door het systeem, maar wordt verwijderd of onherkenbaar gemaakt aan het einde van het evenement.
Dashboard
Op het dashboard zie je in één oogopslag het aantal registraties en reserveringen die je de afgelopen dagen voor al je evenementen hebt ontvangen. De meest recente registraties en reserveringen staan bovenaan.
Beheeropties
Je hebt verschillende opties voor het beheren van registraties voor je evenement. Met behulp van de evenementinstellingen kunnen bedrijfsleden een andere gebruiker machtigen om registraties te beheren of om kennisgevingse-mails te ontvangen voor één of alle evenementen. Zo kunnen medeorganisatoren of medewerkers het evenement via hun eigen account beheren. Een lid dat de registratieadministratie via zo'n vrijgave gebruikt, ziet deze evenementen wel in zijn evenementenadministratie, maar zonder de bijbehorende statistieken.
Notities
Voor elke deelnemer kun je verdere details opslaan, zoals echte namen en andere informatie voor je overzicht. Deze worden natuurlijk nergens openbaar weergegeven, maar wel handig in je persoonlijke afdrukweergave van het deelnemersoverzicht.
Om notities toe te voegen, klik je gewoon op het potloodpictogram naast de overeenkomstige vermelding. De notities over de gast die worden weergegeven in de administratie van het evenement kunnen direct in deze weergave worden bewerkt. Het profiel hoeft hiervoor niet meer apart te worden opgeroepen.
Betaald en bevestigd
Voor elke gast kan worden opgeslagen of hij of zij al heeft betaald en of zijn of haar deelname is bevestigd. Om een vinkje te zetten, hoef je alleen maar op het betreffende vakje te klikken - de status wordt dan direct overgenomen. Als je hebt ingesteld dat je alle registraties afzonderlijk wilt activeren, verschijnen alleen door jou bevestigde registraties op de gastenlijst.
Externe gasten
Als er ook deelnemers van buiten de JOYclub deelnemen, kunnen zij ook in de deelnemerslijst worden opgenomen. Deze worden niet openbaar weergegeven, maar helpen wel om een compleet overzicht van de deelnemers te houden.
Lijst afdrukken
Hier kun je de complete deelnemerslijst van het evenement uitprinten, inclusief al je gegevens over de deelnemers, zodat je makkelijker kunt inchecken
Nieuwsbrief versturen (alleen voor bedrijfsprofielen of groepsleiders)
Met deze functie kun je een ClubMail sturen naar de weergegeven leden om hen te wijzen op eventuele wijzigingen of speciale functies. Je kunt de filters gebruiken om de lijst met ontvangers te beperken, bijvoorbeeld alleen betaalde registraties.
Filteren en sorteren
Je kunt de lijst met deelnemers beperken, bijvoorbeeld om alleen bevestigde inschrijvingen te zien. Bovendien kun je de lijst sorteren op deze status door op de kolomnamen "Betaald" en "Bevestigd" te klikken.
Elke registratie heeft ook een eigen registratienummer, dat je kunt gebruiken om de lijst te filteren met behulp van het kleine zoekvak en dat je ook kunt doorgeven aan gasten, bijvoorbeeld voor het toewijzen van bankoverschrijvingen. De gasten zien hun registratienummer na het registreren en op de afdruk van hun ticket. Zo kunnen ze ook aan de kassa worden gecontroleerd.