La gestione degli eventi ti offre un'ampia gamma di possibilità per progettare un evento secondo i tuoi desideri e i tuoi piani.
Descrizione/dettagli dell'evento
Alla voce "Quando e dove?" è possibile inserire tutti i dettagli relativi al luogo e alla data dell'evento. Gli eventi possono essere creati anche con largo anticipo, affinché restino nel calendario più lungo. Assicurati che la regione sia selezionata correttamente, poiché il calendario degli eventi è ordinato anche geograficamente. Se desideri comunicare il luogo esatto dell'evento in un secondo momento (ad esempio tramite newsletter), è sufficiente lasciare vuoto il campo "Via".
Nel campo "Descrizione" è possibile scrivere una descrizione dettagliata dell'evento. È inoltre possibile inserire informazioni sul gruppo a cui l'evento si rivolge e sul dress code previsto, nonché pubblicare informazioni aggiuntive che saranno accessibili solo agli ospiti iscritti e confermati.
Immagine/Serie di immagini/Copertina
Le immagini dicono più delle parole. Pertanto, è una buona idea utilizzare le immagini per creare ulteriori attrazioni per i visitatori. Ad esempio, potete caricare il volantino del vostro evento. È inoltre possibile inserire nella descrizione dell'evento serie di immagini di eventi passati. A questo scopo puoi utilizzare gli album secondari del tuo profilo. È possibile selezionare l'album appropriato dal menu delle opzioni. Il caricamento di una copertina individuale offre anche la possibilità di dare maggior risalto ai propri eventi.
Salva come bozza
Se vuoi solo preparare l'evento per poi pubblicarlo in seguito, puoi salvarlo come bozza. È sufficiente spuntare la casella corrispondente.
Quando in un secondo momento vorrai pubblicare l'evento, dovrai aprire l'interfaccia di modifica nella gestione eventi e deselezionare "Salvare l'evento come bozza". Non dimenticare poi di salvare!
Prezzi
Se il tuo evento prevede un prezzo d'ingresso, attiva la funzione "Aggiungi prezzi" e seleziona tutti o solo i gruppi target/generi desiderati spuntando la casella appropriata. Allo stesso modo potrai specificare il metodo di pagamento richiesto (box office o prenotazione anticipata). In seguito, se necessario, potrai modificare la valuta. Dopo la pubblicazione dell'evento, ulteriori modifiche nella valuta sono possibili solo fino alla registrazione del primo ospite.
Prevendita
Inserisci il prezzo della prevendita solo se offri una vera e propria prenotazione anticipata per i tuoi ospiti, che possono quindi acquistare i biglietti a prezzo ridotto entro una certa data tramite pagamento anticipato o botteghini.
Alla cassa con iscrizione
Si tratta del prezzo normale pagato dagli ospiti alla cassa il giorno dell'evento, se si sono già iscritti su JOYclub (o altrove), cioè di solito il caso standard.
Alla cassa senza iscrizione
Puoi utilizzare questo camp se vuoi impostare un prezzo alla cassa diverso per gli ospiti senza prenotazione.
In questo modo, tutti i membri vedranno che potrebbe convenire iscriversi, il che a sua volta può portare a un numero maggiore di iscrizioni vincolanti e di conseguenza ad una maggiore sicurezza nella pianificazione.
Importante: i prezzi nella colonna "Per tutti gli ospiti" devono corrispondere ai prezzi comunicati anche al di fuori di JOYclub, ad esempio sul tuo sito o sui tuoi flyer.
Consumazione obbligatoria
Per una maggiore trasparenza e per motivi legali derivanti dall'ordinanza tedesca sull'indicazione dei prezzi (PAngV), nel nostro campo prezzi va sempre essere inserito il prezzo finale minimo che un ospite dovrà aspettarsi. Una consumazione minima o altri costi obbligatori vanno quindi considerati come parte del prezzo complessivo e inseriti di conseguenza anche nel campo dei prezzi, in aggiunta all'importo corrispondente al prezzo d'ingresso.
Nel campo delle informazioni aggiuntive sui prezzi, avra la possibilità di indicare le differenze tra il prezzo d'ingresso ed eventuali consumi minimi o altre particolarità sul prezzo.
Offerte di viaggio con costi variabili
Gli eventi di vacanza o di viaggio spesso non possono essere registrati chiaramente nel campo dei prezzi a causa dei costi fortemente variabili, che dipendono da diversi fattori. Tuttavia, il prezzo minimo di base dovrebbe essere inserito qui e altre caratteristiche speciali dovrebbero essere indicate nella descrizione dell'evento o nel campo di testo. Non si deve in nessun caso inserire l'evento come "gratuito" se ci sono dei costi da sostenere.
Attenzione: il prezzo indicato all'ospite al momento della registrazione è vincolante - il campo del prezzo deve quindi essere sempre aggiornato se i prezzi cambiano nel corso del periodo di registrazione a causa di campagne di sconto etc.
Sconto JOYclub e visualizzazione privilegiata nel calendario degli eventi
Hai la possibilità di offrire uno sconto ai nostri membri premium. Per ringraziarti, metteremo in evidenza il tuo evento nel calendario.
Importante: per ottenere una visualizzazione privilegiata lo sconto dovrà essere per tutti i prezzi inseriti nella categoria (uomini, donne, coppie e alla cassa e/o in prevendita) almeno del 10% o di 10 euro.
Ai membri premium di JOYclub viene mostrato automaticamente il prezzo scontato al momento dell'iscrizione. Questo, insieme all'indicazione "Premium", apparirà anche in seguito sulla scheda di registrazione o nella lista degli ospiti, icosì saprai esattamente chi ha diritto all'accesso scontato e chi no, anche all'ingresso.
Attenzione: lo sconto Premium può essere impostato solo per gli eventi tradizionali. Le feste private create tramite il modulo abbreviato non dispongono di questa funzione.
Layout del biglietto (solo per gli account business)
Hai la possibilità di personalizzare i biglietti per i tuoi ospiti con uno dei diversi design standard o con un tuo layout personalizzato. Per farlo, clicca su "Modifica" alla voce "Layout del biglietto". A questo punto potrai scegliere tra uno sfondo nero e uno bianco.
Alla voce "Modelli di biglietto" puoi scegliere tra diversi modelli già pronti. Per utilizzare una propria immagine e personalizzare ulteriormente il biglietto, è sufficiente fare clic sull'immagine nell'anteprima del biglietto e poi sul pulsante "Modifica immagine di sfondo". A questo punto potrai caricare un'immagine dal tuo hard disk o da uno dei tuoi album fotografici e utilizzarla per il biglietto.
Modelli di e-mail personalizzati (solo per gli account business)
Alla voce "Modelli di e-mail" è possibile visualizzare le mail che vengono inviate automaticamente quando un membro si registra: a seconda che la registrazione venga confermata direttamente o che si finisca prima nella lista d'attesa, viene inviata la mail corrispondente.
Entrambe le e-mail sono preconfigurate in modo tale da poter essere utilizzate direttamente senza alcuna revisione. Tuttavia, hai anche la possibilità di personalizzare le mail e di inserire le informazioni che desideri. Per farlo, clicca su "modifica" sotto il modello corrispondente.
Puoi utilizzare i nostri segnaposto per assicurarti che la mail venga inviata nella forma corretta (singolare per i profili singoli, plurale per i profili di coppia). A tal fine, è sufficiente inserire i relativi passaggi tra parentesi quadre nel punto corretto della frase o selezionarli dal menu a tendina "Segnaposto" per riportarli nel testo.
È anche possibile rimuovere i segnaposto non necessari. Infine, puoi ripristinare la versione originale cliccando su "Ripristina standard".
Prima di salvare il modello di e-mail, consigliamo di controllarlo tramite la scheda "Anteprima" per assicurarti che il testo sia corretto.
Direttamente sotto i modelli di posta è possibile impostare quando ogni messaggio deve essere inviato: per ogni iscrizione, solo per le iscrizioni che includono un messaggio personale o per niente.
Includere gli eventi sul proprio sito web (solo per gli account business)
Una volta inseriti i tuoi eventi su JOYclub, puoi fare in modo che appaiano sul tuo sito web utilizzando un cosiddetto widget. Il vantaggio è che dovrai gestire gli eventi e le iscrizioni solo una volta su JOYclub potendo comunque integrare un calendario aggiornato sul tuo sito web. Potrai adattarlo completamente al design del tuo sito utilizzando i nostri modelli o le impostazioni individuali.
Troverai maggiori informazioni qui: Widget
Modifica degli eventi
La maggior parte degli elementi del tuo evento può essere modificata anche in un secondo momento attraverso la tua gestione del profilo. Per farlo, clicca sul titolo dell'evento desiderato nella panoramica e si aprirà la finestra di modifica.
Gestione delle iscrizioni
Puoi gestire le tue iscrizioni in Gestisci profilo > Eventi, dove troverai una panoramica di tutti i tuoi eventi.
Inviti tramite il profilo
È possibile invitare potenziali ospiti a uno dei propri eventi tramite il loro profilo.
Analogamente agli inviti al proprio gruppo, è possibile inviare un invito automatico all'iscritto e attirare così la sua attenzione su un evento.
Per farlo, è sufficiente richiamare il menu a 3 punti del profilo in questione, dove si trova l'opzione "Invita all'evento". Il membro in questione riceverà una ClubMail automatica con il tuo invito e il link all'evento.
Iscrizione come esterno (= senza profilo JOYclub)
Gli interessati che vengono a conoscenza del tuo evento nel nostro calendario dall'esterno (ad esempio tramite i motori di ricerca) possono iscriversi all'evento anche senza un profilo JOYclub. All'utente viene mostrato un modulo in cui inserire sesso, data di nascita e indirizzo e-mail. Viene visualizzato automaticamente il prezzo di prenotazione appropriato e l'ospite deve solo confermare la sua registrazione.
Questa registrazione viene visualizzata come "Ospite esterno" nella gestione delle iscrizioni. Naturalmente anche in questo caso vale l'opzione di conferma (automatica o manuale) selezionata per le iscrizioni.
Alla voce "Messaggio dell'ospite esterno" viene visualizzato l'indirizzo e-mail dell'ospite, che può essere utilizzato per ulteriori comunicazioni.
Subito dopo aver compilato il piccolo modulo, l'ospite riceverà un messaggio di conferma dell'avvenuta trasmissione dei dati all'organizzatore.
Attenzione: JOYclub non prende ulteriori contatti con l'ospite. Non inviamo intenzionalmente e-mail, messaggi automatici o altre notifiche. La comunicazione con l'ospite è quindi interamente nelle tue mani.
L'indirizzo e-mail dell'ospite non viene memorizzato in modo permanente dal sistema, ma viene rimosso o reso irriconoscibile al termine dell'evento.
Dashboard
La dashboard mostra un sommario del numero di iscrizioni e prenotazioni ricevute per tutti i tuoi eventi negli ultimi giorni. Le iscrizioni e le prenotazioni più recenti sono elencate in alto.
Opzioni di gestione
Hai diverse opzioni a disposizione per gestire le iscrizioni al tuo evento. Utilizzando le impostazioni dell'evento, gli account business possono autorizzare un altro profilo a gestire le iscrizioni o a ricevere le e-mail di notifica per uno o tutti gli eventi. Ciò consente ai co-organizzatori o al personale di gestire l'evento tramite il proprio account. Un membro che utilizza la gestione delle iscrizioni tramite tale autorizzazione vede questi eventi nella sua amministrazione eventi, ma senza le statistiche associate.
Note
Per ogni partecipante puoi memorizzare ulteriori dettagli, come i nomi reali e altre informazioni utili. Naturalmente, questi dati non vengono visualizzati pubblicamente, ma appaiono comodamente nella lista a stampare dei partecipanti.
Per aggiungere note, è sufficiente fare clic sull'icona della matita accanto alla voce corrispondente. Le note sull'ospite visualizzate nell'amministrazione dell'evento possono essere modificate direttamente in questa pagina. Non è più necessario richiamare il profilo separatamente a questo scopo.
Pagato e confermato
Per ogni ospite è possibile memorizzare se ha già pagato e se la sua partecipazione è stata confermata. Per impostare un segno di spunta, è sufficiente fare clic sulla casella corrispondente: lo stato verrà quindi rilevato direttamente. Se hai impostato di voler attivare tutte le registrazioni individualmente, nell'elenco degli ospiti appariranno solo le registrazioni da te confermate.
Ospiti esterni
Se partecipano anche partecipanti esterni a JOYclub, anche loro possono essere inseriti nell'elenco dei partecipanti. Questi non saranno visualizzati pubblicamente, ma serviranno a mantenere una panoramica completa dei partecipanti.
Stampa elenco
Qui potrai stampare l'elenco completo dei partecipanti all'evento, con tutte le tue note sui partecipanti, per agevolare i controlli all'ingresso.
Invia newsletter (solo per gli account business o i capigruppo)
Con questa funzione è possibile inviare una ClubMail ai membri visualizzati per segnalare eventuali modifiche o particolarità. È possibile utilizzare i filtri per limitare l'elenco dei destinatari, ad esempio solo per chi ha già effettuato il pagamento.
Filtri e selezione
È possibile limitare l'elenco dei partecipanti, ad esempio per vedere solo le iscrizioni confermate. Puoi inoltre ordinare l'elenco in base allo stato facendo clic sui nomi delle colonne "Pagato" e "Confermato".
Ad ogni iscrizione corrisponde un numero di registrazione, che si può utilizzare per filtrare l'elenco utilizzando la piccola casella di ricerca e che si può anche trasmettere agli ospiti, ad esempio per associare i bonifici bancari. Gli ospiti vedranno il loro numero di iscrizione dopo la conferma e sulla stampa del loro biglietto. In questo modo, possono essere controllati anche all'ingresso.