La gestion des événements t'offre de nombreuses possibilités pour organiser un événement selon tes souhaits et tes idées.
Description/détails de l'événement
Sous le point "Quand et où ?", tu peux placer tous les détails concernant le lieu et la date de l'événement. Les événements peuvent également être créés longtemps à l'avance et apparaître ainsi dans le calendrier avec un délai plus long. Veille à ce que la région soit correctement sélectionnée, car le calendrier des manifestations est également trié par région. Si tu souhaites communiquer le lieu exact de l'événement plus tard (par exemple par newsletter), tu peux laisser le champ "rue" vide.
Dans le champ "Description", tu peux rédiger une description détaillée de l'événement. Tu as également la possibilité d'y ajouter des informations sur le groupe cible souhaité et le code vestimentaire attendu, ainsi que de publier des informations supplémentaires qui ne seront accessibles ultérieurement qu'aux invités inscrits et confirmés.
Image/Série d'images/CoverArt
Les images sont plus parlantes que les mots. C'est pourquoi il est intéressant de créer des attractions supplémentaires pour les visiteurs à l'aide d'images. Pour cela, tu peux par exemple télécharger le flyer de ton événement. Tu as également la possibilité d'intégrer dans la description de ton événement des séries d'images d'événements passés. Les albums secondaires de ton profil sont utilisés à cet effet. Tu peux choisir l'album approprié dans le menu Options. Le téléchargement d'un CoverArt individuel offre également une option pour mettre en valeur tes propres événements.
Enregistrer en tant que projet
Si tu veux seulement préparer ton événement, mais le publier plus tard, tu peux d'abord l'enregistrer comme brouillon. Pour cela, il suffit de cocher la case correspondante.
Pour publier l'événement plus tard, tu dois le modifier dans ta gestion des événements et décocher la case "Ne pas encore publier l'événement". N'oublie pas de sauvegarder !
Prix
Si vous faites payer un prix d'entrée pour votre événement, activez la fonction correspondante et sélectionnez tous les groupes cibles/genres ou seulement ceux que vous souhaitez en cochant la case correspondante. Ensuite, vous pouvez définir le mode de paiement (avant et/ou en soirée) et la devise. Après la publication de ton événement, une modification n'est possible que jusqu'à ce que le premier invité se soit inscrit.
Prévente
Indique le prix de la prévente si tu proposes une véritable prévente à tes invités, leur permettant d'acheter des billets à un prix plus avantageux par paiement anticipé ou via certains points de prévente jusqu'à une certaine date limite.
Caisse du soir avec inscription
Le prix de la caisse du soir avec inscription est le prix normal payé par les visiteurs à la caisse du soir s'ils se sont déjà inscrits auparavant au JOYclub (ou ailleurs) - c'est donc généralement le cas standard.
Caisse du soir sans inscription
Si tu souhaites définir un prix de caisse du soir différent pour les "clients occasionnels" ou les visiteurs qui ne se sontpas inscrits auparavant, tu peux utiliser le champ "Caisse du soir sans inscription".
Ainsi, tous les membres peuvent voir qu'il vaut la peine de s'inscrire à l'avance, ce qui peut conduire à plus d'inscriptions fermes et te donner plus de sécurité dans ta planification.
Important : les prix dans la colonne "Pour tous les invités" doivent correspondre aux prix tels qu'ils sont communiqués en dehors du JOYclub - par exemple sur ton site Internet ou tes flyers.
Consommation minimale
Pour des raisons de transparence ainsi que pour des raisons juridiques découlant de l'ordonnance sur l'indication des prix (PAngV), le prix final auquel un visiteur doit s'attendre au minimum doit toujours être inscrit dans notre champ de prix. Une consommation minimale (ou d'autres frais obligatoires) doit donc être considérée comme un prix d'entrée et doit donc également apparaître dans le champ de prix en ajoutant le montant correspondant au prix d'entrée pur.
Dans le champ d'information supplémentaire sur les prix, tu as la possibilité d'indiquer les différences entre le prix d'entrée et l'éventuelle consommation minimale ou d'autres particularités de la tarification.
Offres de voyage à coûts variables
Les événements de vacances ou de voyage ne peuvent souvent pas être saisis clairement dans le champ de prix en raison des coûts très variables qui dépendent de différents facteurs. Dans ce cas, il convient néanmoins de saisir le prix de base minimum à payer et d'attirer l'attention sur d'autres particularités dans la description de l'événement ou dans le champ de texte. N'inscrivez en aucun cas la manifestation comme "gratuite" si des frais sont à prévoir.
Attention : le prix affiché lors de l'inscription est toujours valable pour le client - le champ de prix doit donc toujours être actualisé si les prix changent au cours de la période d'inscription suite à des actions de réduction ou autres.
Mise en évidence dans le calendrier des événements grâce à la réduction JOYclub
Tu peux volontairement accorder une remise supplémentaire à nos membres Premium. Celle-ci doit être d'au moins 10% sur le prix inscrit dans une rubrique (caisse du soir et/ou prévente) ou d'au moins 10 euros. En remerciement, nous mettons ton événement en évidence dans le calendrier.
Important : la mise en évidence ne peut être accordée que si la réduction pour tous les prix indiqués dans la rubrique (hommes, femmes, couples) est d'au moins 10% ou d'au moins 10 euros.
Pour les membres premium JOYclub, le prix réduit est automatiquement affiché lors de l'inscription. Celui-ci apparaît également plus tard, avec la mention "Premium", sur le justificatif d'inscription ou sur la liste des invités, de sorte que tu saches exactement, même à l'entrée, qui a droit à un accès à prix réduit et qui ne l'a pas.
Attention : le rabais Premium ne peut être réglé que pour les événements traditionnels. Les soirées privées créées via le formulaire abrégé n'ont pas cette fonction.
Mise en page des billets
Tu as la possibilité de personnaliser les billets pour tes invités avec l'un des nombreux designs standard ou avec ta propre mise en page. Pour cela, clique sur "Modifier" sous "Mise en page du ticket". Tu peux maintenant choisir entre un fond noir et un fond blanc.
Sous "Modèles de tickets", tu peux en outre choisir parmi différents designs prêts à l'emploi. Pour utiliser ta propre image et personnaliser encore plus ton ticket, il te suffit de cliquer sur l'image dans l'aperçu du ticket, puis sur le bouton "Changer l'image de fond" qui apparaît. Tu peux maintenant télécharger une image de ton disque dur ou de l'un de tes albums photos et l'utiliser sur ton ticket.
Modèles de mail individuels (uniquement pour les profils d'entreprise)
Sous "Modèles de mail", tu peux voir les mails qui sont automatiquement envoyés lors de l'inscription d'un membre - selon que l'inscription est directement confirmée ou que l'on se retrouve d'abord sur la liste d'attente, le mail correspondant est envoyé.
Les deux mails sont préconfigurés de telle sorte qu'ils peuvent être utilisés directement sans être retravaillés. Mais tu as aussi la possibilité de personnaliser les mails et d'y insérer tes propres informations. Pour ce faire, clique sur "modifier" dans le modèle correspondant.
Pour cela, utilise nos espaces réservés afin de t'assurer que le mail est envoyé sous la forme correcte (singulier pour les profils solo, pluriel pour les profils couple). Pour cela, il te suffit de placer les passages correspondants entre crochets au bon endroit dans ta phrase.
Tu peux également supprimer les espaces réservés dont tu n'as pas besoin. Le menu déroulant "Caractères de remplacement" te permet également de les faire revenir dans le texte. Tu peux restaurer la version originale en cliquant sur "Restaurer par défaut".
Important : avant d'enregistrer le modèle d'e-mail, regarde encore une fois attentivement le texte sous l'onglet "Aperçu", afin de t'assurer qu'il est correct avant de l'envoyer.
Juste en dessous des modèles de mail, tu peux définir quand le mail doit être envoyé - à chaque inscription, uniquement pour les inscriptions contenant un message personnel ou pas du tout
Intégrer des événements sur ton site web (uniquement pour les profils d'entreprise)
Une fois que tu as inscrit tes événements dans JOY, tu peux les afficher facilement sur ton site web grâce à un widget. L'avantage est que tu ne dois gérer tes rendez-vous et inscriptions qu'une seule fois dans le JOY et que tu peux quand même intégrer un calendrier actuel sur ton site web. Tu peux l'adapter entièrement au design de ton site web à l'aide de nos modèles ou de paramètres individuels. Tu trouveras plus d'informations ici : Widget
Modifier les événements
La plupart des points de ton événement peuvent également être modifiés ultérieurement via ta gestion de profil. Pour cela, clique sur le titre de l'événement souhaité dans l'aperçu et la fenêtre de modification s'ouvre.
Gérer les inscriptions
Tu peux gérer tes inscriptions sous Gérer le profil > Gérer les manifestations, où tu trouveras un aperçu de toutes tes manifestations.
Tu peux autoriser un autre membre à gérer les inscriptions ou à recevoir les e-mails de notification soit d'un événement, soit de tous les événements. Cela permet aux co-organisateurs ou au personnel d'assurer le suivi de l'événement via leur propre compte. Un membre qui utilise la gestion des inscriptions via un tel partage voit ces événements dans sa gestion des événements, mais sans les statistiques correspondantes.
Inviter via le profil
Tu peux inviter des hôtes potentiels à l'un de tes événements via leur profil.
Comme pour les invitations dans ton propre groupe, tu peux envoyer une invitation automatisée au membre et attirer ainsi son attention sur un événement.
Pour ce faire, il te suffit d'accéder au menu 3 points du profil concerné, où tu trouveras l'option "Inviter à un événement". Le membre reçoit ensuite un ClubMail automatisé avec ton invitation et un lien vers l'événement.
L'inscription en tant qu'invité (= sans profil dans JOYclub)
Les personnes intéressées qui prennent connaissance de ton événement dans notre calendrier depuis l'extérieur (par ex. via des moteurs de recherche) peuvent également s'inscrire à l'événement sans profil JOYclub. Un formulaire s'affiche alors, dans lequel l'invité indique son sexe, sa date de naissance et une adresse e-mail. Le prix de prévente approprié est alors directement affiché et l'invité n'a plus qu'à confirmer son inscription.
Tu trouveras cette inscription en tant qu'"invité externe" dans ta gestion des inscriptions. Il est bien sûr tenu compte du fait que tu as sélectionné ou non la fonction de confirmation individuelle des inscriptions.
Sous "Message de l'invité externe", l'adresse e-mail de l'invité est affichée et la communication peut se poursuivre via cette adresse.
L'invité reçoit directement après avoir rempli le petit formulaire un message de confirmation indiquant que les données ont été transmises à l'organisateur.
Attention : en tant que JOYclub, nous n'intervenons pas auprès de l'invité. Il n'y a volontairement pas de mails, d'auto-messages ou d'autres notifications de notre part. La communication avec l'invité est donc entièrement entre tes mains.
Remarque : l'adresse e-mail de l'invité n'est pas enregistrée durablement par le système, mais elle est supprimée ou rendue méconnaissable après la fin de l'événement.
Tableau de bord
Le tableau de bord te montre en un coup d'œil le nombre d'inscriptions et de réservations reçues au cours des derniers jours pour tous tes événements. Les inscriptions et préinscriptions les plus récentes sont listées en haut de la liste.
Possibilités de gestion
Tu disposes de différentes possibilités pour gérer les inscriptions à ton événement. Grâce aux réglages d'événements, les membres Business peuvent autoriser un autre utilisateur à gérer les inscriptions ou à recevoir les e-mails de notification d'un ou de tous les événements. Cela permet aux co-organisateurs ou au personnel d'assurer le suivi de l'événement via leur propre compte. Un membre qui utilise la gestion des inscriptions via un tel partage voit ces événements dans sa gestion des événements, mais sans les statistiques correspondantes.
Notes
Pour chaque participant, tu peux enregistrer d'autres détails comme des noms réels et d'autres informations pour ton aperçu. Ceux-ci ne sont bien sûr affichés nulle part publiquement, mais sont pris en compte de manière pratique dans ton aperçu imprimé personnel de l'aperçu des participants.
Pour ajouter des notes, il suffit de cliquer sur l'icône du crayon à côté de l'entrée correspondante. Les notes sur l'invité affichées dans la gestion des événements peuvent être éditées directement dans cette vue. Il n'est plus nécessaire d'ouvrir le profil à cet effet.
Payé et confirmé
Pour chaque invité, il est possible d'indiquer si celui-ci a déjà payé et si sa participation a été confirmée. Pour cocher la case correspondante, il te suffit de cliquer dessus - le statut est alors directement repris. Si tu as défini que tu souhaites valider toutes les inscriptions individuellement, seules les inscriptions que tu as confirmées apparaîtront sur la liste des invités.
Invités externes
Si des participants extérieurs au JOYclub participent également, ils peuvent également être inscrits dans la liste des participants. Ils ne sont pas affichés publiquement, mais permettent de garder une vue d'ensemble complète des participants.
Imprimer la liste
Ici, tu peux imprimer la liste complète des participants à l'événement, y compris toutes tes données sur les participants, ce qui te facilite le contrôle d'entrée
Envoyer une newsletter (uniquement pour les profils d'entreprise ou les chefs de groupe)
Avec cette fonction, tu envoies un ClubMail aux membres affichés, afin de pouvoir éventuellement encore signaler des modifications et des particularités. Grâce aux filtres, tu peux limiter la liste des destinataires, par exemple uniquement les inscriptions payées.
Filtres et tri
Tu peux par exemple limiter la liste des participants à ne voir que les inscriptions confirmées. De plus, en cliquant sur les noms des colonnes "Payé" et "Confirmé", tu peux trier ta liste en fonction de ce statut.
Chaque inscription est en outre dotée de son propre numéro d'inscription, que tu peux filtrer de manière ciblée à l'aide de la petite boîte de recherche et que tu peux également transmettre aux invités, par exemple pour l'attribution des virements. Les invités voient leur numéro d'inscription après l'inscription et sur l'impression de leur billet. Cela permet également de vérifier ce numéro à la caisse du soir.