La gestión de eventos te ofrece un amplio abanico de posibilidades para diseñar un evento según tus deseos e ideas.
Descripción/detalles del evento
En "¿Cuándo y dónde?" puedes introducir todos los detalles sobre el lugar y la fecha del evento. Los eventos también pueden crearse con mucha antelación y aparecer así en el calendario con suficiente tiempo. Asegúrate de seleccionar correctamente la región, ya que el calendario de eventos también se ordena por regiones. Si deseas anunciar el lugar exacto del evento más adelante (por ejemplo, mediante un boletín informativo), puedes dejar vacío el campo "Calle".
En el campo "Descripción" puedes escribir una descripción detallada del acto. También tienes la opción de introducir información sobre el grupo destinatario deseado y el código de vestimenta previsto, así como publicar información adicional a la que sólo podrán acceder los invitados registrados y confirmados.
Imagen/Serie de imágenes/CoverArt
Las imágenes dicen más que las palabras. Por lo tanto, es una buena idea utilizar imágenes para crear atracciones adicionales para los visitantes. Por ejemplo, puedes subir el folleto de su evento. También tienes la opción de incluir series de imágenes de eventos pasados en la descripción de tu evento. Para ello se utilizan los álbumes laterales de su perfil. Puedes seleccionar el álbum adecuado en el menú de opciones. La carga de una carátula individual también ofrece una opción para destacar visualmente tus propios eventos.
Guardar como borrador
Si sólo deseas preparar su evento pero publicarlo más tarde, puedes guardarlo como borrador. Sólo tienes que marcar la casilla correspondiente.
Para publicar el evento más tarde, tienes que editarlo en tu administración de eventos y desmarcar "No publicar evento todavía". No olvides guardarlo.
Precios
Si quieres cobrar una entrada para tu evento, activa la función correspondiente y selecciona todos o sólo los grupos destinatarios/géneros deseados marcando la casilla correspondiente. A continuación, puedes indicar la forma de pago (taquilla y/o reserva anticipada) y la moneda. Después de publicar tu evento, sólo se podrán realizar cambios hasta que se haya registrado el primer invitado.
Reserva anticipada
Introduce el precio de la reserva anticipada si ofreces una reserva anticipada real para tus invitados, en la que pueden comprar entradas a un precio reducido en una fecha determinada mediante pago anticipado o a través de determinadas taquillas de reserva anticipada.
Taquilla con registro
El precio de taquilla con registro es el precio normal que pagan los invitados en taquilla si ya se han registrado en JOYclub (o en otro lugar), es decir, suele ser el caso estándar.
Taquilla sin registro
Si deseas establecer un precio de taquilla diferente para los "sin reserva previa" o los visitantes que no se hayan registrado previamente, puedes utilizar el campo "Taquilla sin registro" .
De este modo, todos los invitados pueden ver que puede merecer la pena que se inscriban previamente, lo que a su vez puede dar lugar a más inscripciones vinculantes y le ofrece más seguridad de planificación.
Importante: Los precios en la columna "Para todos los invitados" deben corresponder a los precios tal y como se comunican también fuera de JOYclub - por ejemplo en tu página web o en sus folletos.
Consumo mínimo
Por razones de transparencia, así como por razones legales derivadas de la Ordenanza Alemana de Indicación de Precios (PAngV), el precio final que un visitante puede esperar como mínimo debe introducirse siempre en nuestro campo de precios. Una consumición mínima (u otros costes obligatorios) deben considerarse, por tanto, como un precio de admisión y, en consecuencia, deben figurar también en el campo de precios añadiendo el importe correspondiente al precio de admisión puro.
En el campo de información adicional sobre los precios, tienes la oportunidad de señalar las diferencias entre el precio de admisión y cualquier consumo mínimo u otras características especiales del precio.
Ofertas de viajes con costes variables
Las ofertas de vacaciones o viajes a menudo no pueden registrarse claramente en el campo de precios debido a los costes muy variables, que dependen de distintos factores. No obstante, debe introducirse aquí el precio básico mínimo y señalar otras características especiales en la descripción del evento o en el campo de texto. En ningún caso debe introducir el evento como "gratuito" si se incurre en costes.
Atención: El precio que se muestra al asistente en el momento de la inscripción se aplica siempre al asistente - por lo tanto, el campo de precio debe mantenerse siempre actualizado si los precios cambian en el transcurso del periodo de inscripción debido a campañas de descuento o similares.
Destacar en el calendario de eventos a través del descuento JOYclub
También puede ofrecer voluntariamente un descuento a nuestros miembros Premium. Éste deberá ser de al menos un 10% sobre el precio inscrito en una categoría (taquilla y/o reserva anticipada) o de al menos 10 euros. Como agradecimiento, destacaremos su evento en el calendario.
Importante: El destaque sólo puede concederse si el descuento para todos los precios introducidos en la categoría (hombres, mujeres, parejas) es de al menos el 10% o de al menos 10 euros.
A los miembros Premium de JOYclub se les muestra automáticamente el precio con descuento cuando se inscriben. Esto, junto con el complemento "Premium", también aparecerá más tarde en el resguardo de inscripción o en la lista de invitados, para que sepa exactamente quién tiene derecho a acceso con descuento y quién no, incluso en la entrada.
Nota: El descuento Premium sólo puede aplicarse para eventos convencionales. Las fiestas privadas creadas a través del formulario abreviado no disponen de esta función.
Diseño de las entradas
Tienes la posibilidad de personalizar las entradas para sus invitados con uno de los varios diseños estándar o con tu propio diseño. Para ello, haz clic en "Editar" en "Diseño de entradas". Ahora puedes elegir entre un fondo blanco o negro.
En "Plantillas de tickets" también puede elegir entre varios diseños ya preparados. Para utilizar tu propia imagen y personalizar aún más tu ticket, simplemente haz clic en la imagen en la vista previa del ticket y luego en el botón "Cambiar imagen de fondo" que aparece. Ahora puedes cargar una imagen de tu disco duro o de uno de tus álbumes de fotos y utilizarla en tu ticket.
Plantillas de correo individuales (sólo para perfiles de empresa)
En "Plantillas de correo" puedes ver los correos que se envían automáticamente cuando un miembro se inscribe: dependiendo de si el registro se confirma directamente o de si se entra primero en la lista de espera, se envía el correo correspondiente.
Ambos correos están preconfigurados de tal forma que pueden utilizarse directamente sin revisión. Sin embargo, también tienes la opción de personalizar los correos e incluir tu propia información. Para ello, haz clic en "Editar" en la plantilla correspondiente.
Por favor, utiliza nuestros marcadores de posición para asegurarte de que el correo se envía en la forma correcta (singular a perfiles en solitario, plural a perfiles en pareja). Para ello, basta con colocar los pasajes correspondientes entre corchetes en el lugar correcto de la frase.
También puedes eliminar los marcadores de posición que no sean necesarios. También puedes utilizar el menú desplegable "Marcadores de posición" para volver a incluirlos en el texto. Puedes restaurar la versión original haciendo clic en "Restaurar por defecto".
Importante: Antes de guardar la plantilla de correo, mírala detenidamente a través de la pestaña "Vista previa" para asegurarte de que el texto es correcto antes de enviarlo.
Directamente debajo de las plantillas de correo puedes establecer cuándo debe enviarse el correo respectivo: para cada inscripción, sólo para inscripciones que contengan un mensaje personal o no enviarse en absoluto
Incluir eventos en tu página web (sólo para perfiles de empresa)
Una vez que hayas introducido tus eventos en JOY, puede mostrarlos en tu página web mediante un widget. La ventaja de esto es que sólo tienes que gestionar tus eventos e inscripciones una vez en JOY y puedes seguir integrando un calendario actualizado en tu página web. Puedes adaptarlo completamente al diseño de tu sitio web utilizando nuestras plantillas o ajustes individuales. Encontrarás más información aquí: Widget
Edición de eventos
La mayoría de los elementos de tu evento también pueden modificarse posteriormente a través de la gestión de tu perfil. Para ello, haz clic en el título del evento deseado en la vista general y se abrirá la ventana de edición.
Gestionar inscripciones
Puedes gestionar tus inscripciones en Perfil > Gestionar eventos, donde encontrarás un resumen de todos tus eventos.
Puedes autorizar a otro miembro a gestionar las inscripciones o a recibir correos electrónicos de notificación para uno o todos los eventos. Esto permite a los coorganizadores o al personal gestionar el evento a través de su propia cuenta. Un miembro que utilice la administración de inscripciones a través de dicha autorización verá estos eventos en su administración de eventos, pero sin las estadísticas asociadas.
Invitar a través del perfil
Puedes invitar a invitados potenciales a uno de tus eventos a través de su perfil.
De forma análoga a las invitaciones a tu propio grupo, puedes enviar una invitación automática al miembro y así llamar su atención sobre un evento.
Para ello, simplemente abre el menú de 3 puntos en el perfil correspondiente, donde encontrarás la opción "Invitar al evento". El miembro recibirá entonces un ClubMail automático con tu invitación y un enlace al evento.
Inscripción como invitado (= sin perfil JOYclub)
Las personas interesadas que se enteren de su evento en nuestro calendario desde fuera (por ejemplo, a través de motores de búsqueda) también pueden inscribirse en el evento sin un perfil de JOYclub. Al invitado se le muestra un formulario en el que introduce el sexo, la fecha de nacimiento y una dirección de correo electrónico. A continuación se muestra directamente el precio de la reserva anticipada correspondiente y el invitado sólo tiene que confirmar su inscripción.
Encontrarás esta inscripción como "Invitado externo" en tu administración de inscripciones. Por supuesto, se tiene en cuenta si ha seleccionado la función para confirmar las inscripciones individualmente.
La dirección de correo electrónico del invitado aparece en "Mensaje del invitado externo", que puede utilizarse para comunicaciones posteriores.
Inmediatamente después de rellenar el pequeño formulario, el invitado recibirá un mensaje de confirmación de que los datos han sido transmitidos al organizador.
Por favor, ten en cuenta que JOYclub no se pondrá en contacto con el invitado. No enviamos intencionadamente correos electrónicos, mensajes automáticos u otras notificaciones. Por lo tanto, la comunicación con el invitado está totalmente en sus manos.
Nota: La dirección de correo electrónico del invitado no se almacena permanentemente en el sistema, sino que se elimina o se hace irreconocible al final del evento.
Panel de control
El panel de control te muestra de un vistazo el número de inscripciones y reservas recibidas para todos tus eventos en los últimos días. Las inscripciones y reservas más recientes aparecen en la parte superior.
Opciones de gestión
Dispones de varias opciones para gestionar las inscripciones a tu evento. A través de los ajustes del evento, los miembros de la empresa pueden autorizar a otro usuario a gestionar las inscripciones o a recibir correos electrónicos de notificación para uno o todos los eventos. Esto permite a los coorganizadores o al personal gestionar el evento a través de su propia cuenta. Un miembro que utiliza la administración de inscripciones a través de dicha autorización ve estos eventos en su administración de eventos, pero sin las estadísticas asociadas.
Notas
Para cada participante puedes almacenar más detalles como nombres reales y otra información para su visión general. Por supuesto, estos no se muestran públicamente en ningún sitio, pero se incluyen convenientemente en su vista de impresión personal de la vista del participante.
Para añadir notas, sólo tienes que hacer clic en el icono del lápiz situado junto a la entrada correspondiente. Las notas sobre el invitado que se muestran en la administración del evento pueden editarse directamente en esta vista. Para ello, ya no es necesario acceder al perfil por separado.
Pagado y confirmado
Para cada invitado se puede almacenar si ya ha pagado y si se ha confirmado su participación. Para poner una marca de verificación, sólo tienes que hacer clic en la casilla correspondiente - el estado se tomará directamente. Si has establecido que deseas activar todas las inscripciones individualmente, sólo aparecerán en la lista de invitados las inscripciones confirmadas por ti.
Invitados externos
Si también participan personas ajenas al JOYclub, también pueden ser inscritas en la lista de participantes. Estos no se mostrarán públicamente, pero ayudarán a mantener una visión completa de los participantes.
Imprimir lista
Aquí puedes imprimir la lista completa de participantes del evento, incluyendo todos sus datos sobre los participantes, lo que te facilitará el acceso al evento.
Enviar boletín (sólo para perfiles de empresa o líderes de grupo)
Con esta función puedes enviar un ClubMail a los miembros mostrados para señalarles cualquier cambio o característica especial. Puedes utilizar los filtros para restringir la lista de destinatarios, por ejemplo, sólo inscripciones de pago.
Filtrar y clasificar
Puedes restringir la lista de participantes, por ejemplo, para ver sólo las inscripciones confirmadas. Además, puedes ordenar la lista según este estado haciendo clic en los nombres de las columnas "Pagado" y "Confirmado".
Cada inscripción tiene también su propio número de inscripción, que puedes utilizar para filtrar la lista utilizando el pequeño cuadro de búsqueda y que también puedes transmitir a los invitados, por ejemplo, para la asignación de transferencias bancarias. Los invitados verán su número de registro después de inscribirse y en la impresión de su entrada. De este modo, también podrán comprobarlo en taquilla.