Die Veranstaltungsverwaltung bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um ein Event nach deinen Wünschen und Vorstellungen zu gestalten.
Beschreibung/Details der Veranstaltung
Unter dem Punkt "Wann und Wo?" kannst du alle Details zu Ort und Termin der Veranstaltung unterbringen. Veranstaltungen können auch schon weit im Voraus angelegt werden und erscheinen so entsprechend mit längerem Vorlauf im Kalender. Bitte achte darauf, dass die Region korrekt gewählt ist, da der Veranstaltungskalender ebenfalls regional sortiert ist. Möchtest du den genauen Veranstaltungsort erst später (z.B. per Newsletter) bekannt geben, so kannst du das Feld "Straße" hier einfach leer lassen.
Im Feld "Beschreibung" kannst du eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung verfassen. Zudem hast du hier die Möglichkeit, Informationen zur gewünschten Zielgruppe und zum erwarteten Dresscode zu hinterlegen sowie zusätzliche Informationen zu veröffentlichen, die später nur angemeldeten und bestätigten Gästen zugänglich sind.
Bild/Bilderserie/CoverArt
Bilder sagen mehr als Worte. Deshalb bietet es sich an, mithilfe von Bildern zusätzliche Reize für die Besucher zu schaffen. Dafür kannst du z.B. den Flyer deiner Veranstaltung hochladen. Du hast zudem die Möglichkeit bei deiner Veranstaltung Bilderserien aus vergangenen Veranstaltungen mit in die Beschreibung einzubinden. Dafür werden die Nebenalben deines Profils genutzt. Aus dem Optionen-Menü kannst du das passende Album auswählen. Auch der Upload eines individuellen CoverArts bietet eine Option, eigene Events optisch hervorzuheben.
Als Entwurf speichern
Wenn du dein Event nur vorbereiten, aber erst später veröffentlichen möchtest, kannst du es erst einmal als Entwurf abspeichern. Setze dazu einfach den Haken im entsprechenden Feld.
Um das Event später zu veröffentlichen, musst du es in deiner Eventverwaltung bearbeiten und nimmst dort den Haken bei "Veranstaltung noch nicht veröffentlichen" wieder heraus. Speichern nicht vergessen!
Preise
Wenn du für deine Veranstaltung einen Eintrittspreis erhebst, schalte die entsprechende Funktion an und wähle alle oder nur die gewünschte Zielgruppen/Geschlechter aus, indem du das entsprechende Häkchen setzt. Nachfolgend kannst du die Bezahlart (Vor- und/oder Abendkasse) und die Währung festlegen.
Vorverkauf
Gib den Vorkassenpreis an, wenn du einen echten Vorverkauf für deine Gäste anbietest, bei dem diese bis zu einem bestimmten Stichtag Tickets per Vorabzahlung oder über bestimmte Vorverkaufsstellen günstiger erwerben können.
Abendkasse mit Anmeldung
Der Abendkassenpreis mit Anmeldung ist der normale Preis, wie er von Besuchern an der Abendkasse gezahlt wird, wenn sie sich zuvor schon im JOYclub (oder anderswo) angemeldet haben – also meistens der Standardfall.
Abendkasse ohne Anmeldung
Wenn du für "Laufkundschaft" bzw. Besucher, die sich nicht zuvor angemeldet haben, einen abweichenden Abendkassenpreis hinterlegen möchtest, kannst du das Feld „Abendkasse ohne Anmeldung“ nutzen.
Somit können alle Mitglieder sehen, dass sich eine Voranmeldung ggf. für sie lohnt, was wiederum zu mehr verbindlichen Anmeldungen führen kann und dir mehr Planungssicherheit gibt.
Wichtig: Die Preise in der Spalte "Für alle Gäste" müssen den Preisen entsprechen, wie sie auch außerhalb des JOYclub - bspw. auf deiner Homepage oder deinen Flyern - kommuniziert werden.
Mindestverzehr
Aus Gründen der Transparenz sowie aus rechtlichen Gründen, die sich aus der Preisangabenverordnung (PAngV) ergeben, muss immer der Endpreis, den ein Besucher mindestens zu erwarten hat, in unser Preisfeld eingetragen sein. Ein Mindestverzehr (oder andere obligatorisch anfallende Kosten) sind daher wie ein Eintrittspreis zu sehen und müssen entsprechend auch im Preisfeld auftauchen, indem der entsprechende Betrag zum reinen Eintrittspreis hinzu addiert wird.
Im zusätzlichen Infofeld zu den Preisen hast du die Möglichkeit, auf die Unterschiede zwischen Eintrittspreis und eventuellem Mindestverzehr oder auch auf andere Besonderheiten bei der Preisgestaltung hinzuweisen.
Reiseangebote mit variablen Kosten
Urlaubs- oder Reiseevents können aufgrund der stark variierenden Kosten, die von unterschiedlichen Faktoren abhängen, oftmals nicht eindeutig im Preisfeld erfasst werden. Hier sollte dennoch der mindestens anfallende Grundpreis eingetragen werden und auf weitere Besonderheiten in der Eventbeschreibung bzw. im Textfeld hingewiesen werden. Bitte auf keinen Fall die Veranstaltung als “kostenlos” eintragen, wenn Kosten anfallen.
Achtung: Für den Gast gilt immer der Preis, der ihm bei seiner Anmeldung angezeigt wird - das Preisfeld muss daher stets aktuell gehalten sein, sollten sich Preise im Laufe des Anmeldezeitraums durch Rabattaktionen o.ä. verändern.
Hervorhebung im Veranstaltungskalender durch JOYclub-Rabatt
Freiwillig kannst du zusätzlich unseren Premium-Mitgliedern einen Rabatt gewähren. Dieser sollte mindestens 10% auf den in einer Rubrik (Abendkasse und/oder Vorverkauf) eingetragenen Preis oder mindestens 10 Euro betragen. Zum Dank heben wir deine Veranstaltung im Kalender besonders hervor.
Wichtig: Die Hervorhebung kann nur gewährt werden, wenn der Rabatt für alle in der Rubrik angegebenen Preise (Männer, Frauen, Paare) mindestens 10% oder mindestens 10 Euro beträgt.
JOYclub-Premiummitgliedern wird bei der Anmeldung automatisch der vergünstigte Preis angezeigt. Dieser erscheint zusammen mit dem Zusatz "Premium" später auch auf dem Anmeldebeleg bzw. in der Gästeliste, sodass du auch am Einlass genau weißt, wer für einen rabattierten Zugang berechtigt ist und wer nicht.
Achtung: Der Premium-Rabatt kann nur bei herkömmlichen Events eingestellt werden. Private Partys die über das verkürzte Formular erstellt wurden, haben diese Funktion nicht.
Ticket-Layout
Du hast die Möglichkeit, die Tickets für deine Gäste mit einem von mehreren Standarddesigns oder mit einem eigenen Layout individuell zu gestalten. Klicke dazu unter "Ticket-Layout" auf "bearbeiten". Nun kannst du zunächst zwischen einem schwarzen und einem weißen Hintergrund umschalten.
Unter "Ticket-Vorlagen" kannst du zusätzlich aus verschiedenen fertigen Desings wählen. Um ein eigenes Bild zu verwenden und dein Ticket noch weiter zu individualisieren, klicke einfach in der Ticket-Vorschau auf das Bild und dann auf den erscheinenden Button "Hintergrundbild ändern". Nun kannst du ein Bild von deiner Festplatte oder aus einem deiner Fotoalben hochladen und auf deinem Ticket verwenden.
Individuelle Mailvorlagen (Nur für Unternehmensprofile)
Unter "Mail-Vorlagen" kannst du die Mails einsehen, die bei einer Anmeldung eines Mitglieds automatisch verschickt werden - je nachdem, ob die Anmeldung direkt bestätigt ist oder man erst auf der Warteliste landet, wird die entsprechende Mail rausgeschickt.
Beide Mails sind so vorkonfiguriert, dass sie direkt ohne Überarbeitung verwendet werden können. Du hast aber auch die Möglichkeit, die Mails zu personalisieren und eigene Informationen darin unterzubringen. Klicke dazu bei der jeweiligen Vorlage auf "bearbeiten".
Bitte verwende dazu unsere Platzhalter, um sicherzustellen, dass die Mail in der richtigen Form (Singular an Solo-Profile, Plural an Paar-Profile) verschickt wird. Dazu musst du einfach die entsprechenden Passagen in eckigen Klammern an die richtige Stelle in deinem Satz setzen.
Nicht benötigte Platzhalter kannst du auch entfernen. Über das Dropdown-Menü "Platzhalter" kannst du sie auch wieder zurück in den Text holen. Die Ursprungsversion kannst du über "Standard wiederherstellen" wieder herstellen.
Wichtig: Sieh dir die Mailvorlage vor dem Speichern über den Reiter "Vorschau" noch einmal genau an, um sicherzustellen, dass der Text auch korrekt ist, bevor er verschickt wird.
Direkt unterhalb der Mailvorlagen kannst du noch einstellen, wann die jeweilige Mail verschickt werden soll - bei jeder Anmeldung, nur bei Anmeldungen, die eine persönlicher Nachricht enthalten oder gar nicht
Veranstaltungen auf deiner Webseite einbinden (Nur für Unternehmensprofile)
Hast du deine Veranstaltungen im JOY eingetragen, kannst du diese mittels eines sogenannten Widgets einfach auf deiner Website anzeigen lassen. Dies hat den Vorteil, dass du deine Termine und Anmeldungen nur einmal im JOY verwalten musst und dennoch einen aktuellen Kalender auf deiner Website einbinden kannst. Diesen kannst du mit unseren Vorlagen oder individuellen Einstellungen voll an das Design deiner Website anpassen. Mehr dazu findest du hier: Widget
Bearbeiten von Veranstaltungen
Die meisten Punkte deiner Veranstaltung können auch nachträglich über deine Profilverwaltung geändert werden. Klicke dazu in der Übersicht den Titel der gewünschten Veranstaltung an und das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
Anmeldungen verwalten
Deine Anmeldungen kannst du unter Profil verwalten > Veranstaltungen verwalten, wo du einen Überblick über alle deine Veranstaltungen findest.
Einladen über das Profil
Du kannst potentielle Gäste über deren Profil zu einem deiner Events einladen.
Analog zu den Einladungen in die eigene Gruppe, kannst du eine automatisierte Einladung an das Mitglied versenden und so auf ein Event aufmerksam machen.
Rufe dazu einfach im betreffenden Profil das 3-Punkte-Menü auf, dort findest du die Option “zu Veranstaltung einladen”. Das Mitglied erhält anschließend eine automatisierte ClubMail mit deiner Einladung und einem Link zum Event.
Die Anmeldung als Gast (= ohne Profil im JOYclub)
Interessenten, die von außerhalb (z.B. über Suchmaschinen) auf dein Event in unserem Kalender aufmerksam werden, können sich auch ohne JOYclub-Profil zu der Veranstaltung anmelden. Der Gast bekommt ein Formular angezeigt, in dem er Geschlecht, Geburtsdatum und eine E-Mail-Adresse angibt. Der passende Vorverkaufsspreis wird dann direkt angezeigt und der Gast muss seine Anmeldung nur noch bestätigen.
Du findest diese Anmeldung als “Externer Gast” in deiner Anmeldeverwaltung. Es wird dabei selbstverständlich berücksichtigt, ob du die Funktion ausgewählt hast, Anmeldungen einzeln zu bestätigen.
Unter “Nachricht von Gast Extern” wird die E-Mail-Adresse des Gastes angezeigt, über die dann die weitere Kommunikation stattfinden kann.
Der Gast erhält direkt nach dem Ausfüllen des kleinen Formulars eine Bestätigungsmessage, dass die Daten an den Veranstalter übermittelt wurden.
Achtung: Darüber hinaus treten wir als JOYclub dem Gast gegenüber nicht in Erscheinung. Es erfolgen absichtlich keine Mails, Auto-Messages oder sonstigen Benachrichtigungen von uns. Die Kommunikation mit dem Gast liegt also vollständig in deiner Hand.
Hinweis: Die E-Mail-Adresse des Gastes wird systemseitig nicht dauerhaft gespeichert, sondern nach Ablauf der Veranstaltung entfernt bzw. unkenntlich gemacht.
Dashboard
Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick die Anzahl der Anmeldungen und Vormerkungen, die in den letzten Tagen für alle deine Veranstaltungen eingegangen sind. Neueste Anmeldungen und Vormerkungen werden dabei zuoberst gelistet.
Möglichkeiten der Verwaltung
Dir stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Anmeldungen für deine Veranstaltung zu verwalten. Über die Eventsettings können Business-Mitglieder einen weiteren User für die Anmeldeverwaltung oder auch den Erhalt der Benachrichtigungsmails entweder eines oder aller Events freigeben. Damit können Mitorganisatoren oder Personal über ihren eigenen Account die Betreuung des Events sicherstellen. Ein Mitglied, das die Anmeldeverwaltung über eine solche Freigabe nutzt, sieht diese Events in seiner Veranstaltungsverwaltung, allerdings ohne die dazugehörigen Statistiken.
Notizen
Bei jedem Teilnehmer kannst du weitere Details wie reale Namen und andere Informationen für deine Übersicht hinterlegen. Diese werden natürlich nirgendwo öffentlich angezeigt, allerdings praktischerweise in deiner persönlichen Druckansicht der Teilnehmeransicht berücksichtigt.
Um Notizen zu ergänzen, genügt ein Klick auf das Stift-Icon beim entsprechenden Eintrag. Die in der Eventverwaltung angezeigten Notizen zum Gast können direkt in dieser Ansicht editiert werden. Das Profil muss dazu nicht mehr extra aufgerufen werden.
Bezahlt und Bestätigt
Zu jedem Gast kann hinterlegt werden, ob dieser bereits bezahlt hat und seine Teilnahme bestätigt wurde. Um ein Häkchen zu setzen, musst du nur das entsprechende Kästchen anklicken - der Status wird dann direkt übernommen. Wenn du eingestellt hast, dass du alle Anmeldungen einzeln freischalten willst, dann erscheinen nur von dir bestätigte Anmeldungen auf der Gästeliste.
Externe Gäste
Nehmen auch Teilnehmer von außerhalb des JOYclubs teil, können diese ebenso in die Teilnehmerübersicht eingetragen werden. Diese werden nicht öffentlich angezeigt, helfen aber, die komplette Übersicht über die Teilnehmer zu behalten.
Liste drucken
Hier kannst du die komplette Teilnehmerliste der Veranstaltung inkl. aller deiner Angaben zu den Teilnehmern ausdrucken und erleichterst dir damit die Einlasskontrolle
Newsletter verschicken (Nur für Unternehmensprofile oder Gruppenleiter)
Mit dieser Funktion sendest du eine ClubMail an die angezeigten Mitglieder, um ggf. noch auf Änderungen und Besonderheiten hinweisen zu können. Über die Filter kannst du die Empfängerliste einschränken, z.B. nur bezahlte Anmeldungen.
Filter und Sortierung
Du kannst die Teilnehmerliste z.B. darauf beschränken, nur bestätigte Anmeldungen zu sehen. Weiterhin kannst du mit Klick auf die Spaltennamen "Bezahlt" und "Bestätigt" nach diesem Status deine Liste sortieren.
Jede Anmeldung ist zudem mit einer eigenen Anmeldungsnummer versehen, nach der du über die kleine Suchbox gezielt filtern kannst und diese z.B. für die Zuordnung von Überweisungen auch an die Gäste weitergeben kannst. Die Gäste sehen ihre Anmeldungsnummer nach der Anmeldung und auf dem Ausdruck ihres Tickets. So kann dies auch an deiner Abendkasse entsprechend geprüft werden.